Das Mitarbeitergespräch richtig führen – die perfekte Anleitung!

Unabhängig von der Firmengröße, sollten einmal im Jahr Mitarbeitergespräche geführt werden. Die Bezeichnung spielt dabei keine Rolle, denn ganz gleich ob Zielvereinbarungsgespräch, Jahresgespräch, Personalgespräch oder Mitarbeitergespräch, alle meinen das gleiche und vom intensiven Austausch zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem, profitieren beide Seiten.

Wichtig ist, dass sowohl Führungskräfte als auch Angestellte gut vorbereitet zum Gespräch erscheinen. So lassen sich Frust und Streitigkeiten vermeiden, oder diese, sofern bereits vorher vorhanden, leichter aus dem Weg zu räumen. 

Warum Mitarbeitergespräch sinnvoll sind

Mitarbeitergespräch führen

Ein Mitarbeitergespräch ist wichtig für Chef und Angestellte

Alle Jahre wieder, stehen die meist unbeliebten Personalgespräche in der Geschäftsagenda. Normalerweise werden dem Mitarbeiter vorher Fragebögen abgegeben, mit denen er sich auf das Gespräch vorbereiten kann.

Der Aufwand für die Führungskraft ist natürlich wesentlich grösser, je nachdem, wie viele Mitarbeiter sein Team umfasst.

Da kommt leicht die Frage auf, ob der Aufwand wirklich sein muss, schließlich redet man ja auch ansonsten miteinander.

Jedoch ist ein unverbindliches Gespräch in der Kaffeepause oder der kurze Austausch am Schreibtisch kein Ersatz für ein gut geplantes und strukturiertes Mitarbeitergespräch.

Ganz gleich, ob das 4-Augen-Gespräch von der Personalabteilung „aufgezwungen“ wird, oder in kleineren Firmen vom Chef persönlich geplant, dient es doch dazu, sich gegenseitig wertvolles Feedback zu geben. Probleme und Zielsetzungen können in Ruhe analysiert und allgemeine Anliegen vertraulich besprochen werden.

Ein Mitarbeitergespräch vorbereiten

Ein spontaner Austausch im Büro oder im Pausenraum ist immer möglich. Dagegen muss ein Mitarbeitergespräch professionell vorbereitet werden. Folgende Punkte sollen dir dabei helfen.

Mitarbeitergespräch Checkliste für die Führungskraft

  • Zuerst sollte ein Überblick über die Gesprächsthemen verschafft werden. Welche Themen müssen zwingend angesprochen werden? Gibt es weniger wichtige Punkte, die ebenfalls ins Gespräch einfließen können?
  • Was soll das Gespräch bringen, was ist das Ziel dieses Mitarbeitergespräches?
  • Gab es mit diesem Mitarbeiter im vergangenen Jahr bereits ein Gespräch? Wenn ja, ist es sinnvoll zu checken, ob die Zielsetzungen erreicht wurden und welche Probleme damals angesprochen wurden. Konnten diese gelöst werden?
  • Hast du alle Informationen, die du benötigst, um das Gespräch kompetent zu führen?
  • Mache dir bewusst, wie du zu diesem Mitarbeiter stehst und das persönliche Sympathie oder Antipathie in einem Jahresgespräch nichts zu suchen haben!
  • Wie sieht die persönliche Situation des Arbeitnehmers aus? Gibt es familiäre oder gesundheitliche Probleme, fällt er auffallend oft aus, zeigt er sich dem Unternehmen gegenüber loyal und einsatzbereit, was sind seine Hobbys und Interessen?
  • Der vorangegangene Punkt ist vor allem wichtig für die Zielsetzung, aber auch um dem Mitarbeiter zu zeigen, dass er als Persönlichkeit und nicht nur als Arbeitskraft wahrgenommen wird.
  • Vor allem dort, wo Kritik angesprochen werden muss, weil ein Mitarbeiter die Erwartungen nicht immer erfüllt, solltest du auch seine Stärken kennen und neben Problemen und negativen Einschätzungen auch hervorheben können, was du und die Firma an ihm schätzen.
  • Befasse dich rechtzeitig damit, welche Konflikte im Mitarbeitergespräch aufkommen können und wie du damit umgehen wirst.

Mitarbeitergespräch Checkliste für den Mitarbeiter

  • Die meisten Firmen geben für das Mitarbeitergespräch eine Vorlage mit Themen sowie einen Umfragebogen ab, sodass du dich rechtzeitig und ausführlich vorbereiten kannst.
  • Befasse dich mit dem Protokoll der letztjährigen Besprechung und den damals getroffenen Zielvereinbarungen. Mit Sicherheit wird darüber gesprochen werden!
  • Wichtig ist, sich auf die Themen, die mit grosser Wahrscheinlichkeit angesprochen werden, vorzubereiten: Arbeitssituation, Aufgaben, Betriebsklima, Zusammenarbeit im Team, Weiterbildungsmöglichkeiten, Aufstiegschancen, Verhalten im Team.
  • Wurde die Vorlage in Form eines Mitarbeiter-Fragebogens ausgegeben, so ist davon auszugehen, dass eine Kopie beim Arbeitnehmer bleibt. Mache dir deshalb private und vertrauliche Stichpunkte auf ein separates Blatt Papier.
  • Notiere dir Probleme oder Anliegen, die du unter 4 Augen mit deinem Vorgesetzten besprechen möchtest. Zwar wird er das Gespräch führen und die wichtigsten Punkte vorgeben, mit Sicherheit kommt aber auch die Frage, ob du noch etwas auf dem Herzen hast.
  • Gibt es realistische Ziele, reizt dich ein Projekt oder würdest du dich gerne weiterbilden? Bereite dich darauf vor, dies aus Eigeninitiative anzusprechen und halte ein paar gute Argumente bereit.
  • Zeige Interesse an deiner Arbeit und an dem Mitarbeitergespräch, mache eigene Vorschläge aber bettle nicht um Vorteile, die im Moment nicht realisierbar sind. (Aufstiegschancen, Lohnerhöhung etc.)
  • Von beiden Seiten sind sachliche Argumente und ein ruhiges, professionelles Gespräch erwünscht. Sollte eine Angelegenheit im Moment nicht gelöst werden können, bleibe ruhig und bitte gegebenenfalls um ein kurzes Nachgespräch.
  • Verlief das Gespräch gut oder bist du ansonsten mit deinem Job zufrieden? Dann freut sich auch dein Vorgesetzter über ein positives Feedback!

Was kann auf einem Mitarbeitergespräch-Fragebogen stehen?

Mit der Einladung zum Jahresgespräch wird oft ein Fragebogen abgegeben, der Vorgesetzten und Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, sich umfassend vorzubereiten. Ausserdem bildet er den Mitarbeitergespräch Leitfaden, der durch die Besprechung führt.

Jedes Personalgespräch ist eine Herausforderung, übrigens nicht nur für den Angestellten.

Der Fragebogen dient der Selbsteinschätzung des Mitarbeiters und der Bewertung durch den Gesprächsführer. Im Idealfall gibt es nicht allzu viele Abweichungen. Wo die Unterschiede groß sind, gibt es natürlich mehr Gesprächsbedarf.

Der Fragebogen für ein Qualifizierungsgespräch kann so aussehen, dass er zu den jeweiligen Fragen die Möglichkeit gibt, Zahlen von 1 bis 6 anzukreuzen: 1 bedeutet „stimmt gar nicht“ und 6 „trifft voll zu“.

Natürlich kann er auch nach jeder Frage Leerzeilen enthalten, um dem Angestellten die Möglichkeit zu geben, persönliche Antworten aufzuschreiben.

Dabei sollte man aber bedenken, dass dies einen enormer Zeitaufwand bedeutet und nicht jeder in der Lage ist, die Antworten schriftlich kurz und knapp auf den Punkt zu bringen. Arbeitnehmer mit nicht-deutscher Muttersprache wären von vornherein benachteiligt.

Mögliche Fragen könnten sein:

  • Wie zufrieden sind Sie allgemein mit Ihren Aufgaben?
  • Haben Sie das Gefühl, einer sinnvollen Tätigkeit nachzugehen?
  • Sind Sie mit den Entwicklungsmöglichkeiten, die Ihnen Ihre Tätigkeit bietet, zufrieden?
  • Kennen Sie die Ziele der Firma XY?
  • Wissen Sie, wofür unsere Marke steht?
  • Werden Sie über wichtige Vorgänge und Aufgaben ausreichend informiert?
  • Sind Ihnen Ihre Aufgaben und Ziele im Team bekannt?
  • Erhalten Sie alle Informationen, die für Ihre Arbeit wichtig sind, rechtzeitig und ausreichend?
  • Fühlen Sie Ihre Leistung ausreichend anerkannt?
  • Wird die Arbeit im Team Ihrer Meinung nach gerecht verteilt?
  • Fühlen Sie sich an Ihrem Arbeitsplatz tatkräftig und fit?
  • Sind Sie mit den allgemeinen Arbeitsbedingungen zufrieden?
  • Werden Ihre Ideen und Vorschläge ausreichend berücksichtigt?
  • Hat Ihr Vorgesetzter Ihrer Meinung nach stets ein offenes Ohr für Anliegen der Mitarbeiter?
  • Ist die Ausstattung Ihres Arbeitsplatztes zeitgemäß?
  • Entsprechen die Arbeitsbedingungen dem heutigen Standard?
  • Können Sie ausreichend Pausen machen?
  • Fühlen Sie sich in Ihrem Team wohl?
  • Würden Sie Firma XY als Arbeitgeber weiterempfehlen?

Dies ist natürlich nur eine Auswahl, um zu verdeutlichen, welche Fragen, bzw. Themen in einem Mitarbeitergespräch geklärt werden können. Der Mitarbeiter-Fragebogen sollte individuell auf die jeweilige Firma abgestimmt werden.

Wie sollte ein Mitarbeitergespräch ablaufen?

Natürlich wird das Jahresgespräch in einem kleinen Familienbetrieb, in dem der Chef persönlich mit seinem Mitarbeiter zusammensitzt, anders ablaufen, als in einem großen, internationalen Unternehmen. Durch den Ablauf eines Mitarbeitergespräches sollte sich aber auf jeden Fall ein roter Faden ziehen.

Für ein erfolgreiches Gespräch ist eine Struktur Voraussetzung.

  1. Das Mitarbeitergespräch wird rechtzeitig angekündigt. Das heißt, sowohl der Mitarbeiter als auch sein Vorgesetzter sollten ausreichend Zeit für die Vorbereitung haben.
  2. Der Gesprächsführer, also Chef oder Teamleiter, eröffnen das Mitarbeitergespräch, indem sie kurz den Anlass und den Ablauf erklären.
  3. Im Idealfall bekommt der Mitarbeiter während des Gesprächs die Möglichkeit, zu den einzelnen Punkten seine Sichtweise zuerst darzustellen. Anschließend reagiert der Vorgesetzte. Nachdem beide Seiten sich zu einem Thema geäußert haben, wird dieses, soweit nötig, auf Augenhöhe diskutiert. Treten Probleme auf, sollten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer akzeptable Lösungen gefunden werden.
  4. Nachdem der Fragebogen abgearbeitet und alle relevanten Punkte ausreichend besprochen wurden, sollte ein Zeitfenster für weitere Anliegen eingeplant werden. Oft ergibt sich erst während des Gespräches noch die eine oder andere Frage.
  5. Beide Seiten können während des Personalgesprächs Notizen machen. Der Vorgesetzte muss die wichtigsten Anliegen zwingend schriftlich festhalten, damit diese später protokolliert werden können.
  6. Auch schwierige Gespräche sollten mit einem positiven Gefühl beendet werden: Ein Händedruck und ein Dankeschön für das Gespräch sollten selbstverständlich sein.
  7. Zeitnah wird ein Protokoll des Mitarbeitergesprächs geschrieben und dem Mitarbeiter ein Exemplar ausgehändigt.

Muss es zwingend ein Feedbackgespräch geben?

Es ist üblich, Mitarbeitergespräch einmal im Jahr zu führen. In einigen Fällen macht es jedoch durchaus Sinn, in kürzerem Zeitabstand wieder zusammenzusitzen und ein Feedbackgespräch zu führen. Meist findet dieses nach drei Monaten, also im kommenden Quartal statt.

Eine relativ frühzeitige Rückmeldung ist immer dann angebracht, wenn entweder im Mitarbeitergespräch ernsthafte Probleme angesprochen wurden oder der Arbeitnehmer nach dem Gespräch verantwortungsvolle neue Aufgaben in der Firma übernommen hat. Dazu zwei Beispiele:

Feedbackgespräch nach Mobbingsituation

Leider kommt es im Berufsleben häufiger dazu, dass ein Kollege gemobbt wird, als angenommen. Oft bekommt der Vorgesetzte davon gar nichts mit.

Beim Personalgespräch wird das Problem dann erstmals angesprochen und nun muss eine Lösung her. Die Firma ist verpflichtet, dem Mobbing entgegenzusteuern.

Bei einem weiteren, zeitnahen, Gespräch zwischen Führungskraft und Angestellten kann geklärt werden, ob sich die Situation beruhigt hat oder welche weiteren Schritte unternommen werden sollten.

Feedbackgespräch nach Karrieresprung

Wurde im Jahresgespräch der berufliche Aufstieg, eine Weiterbildung oder neue Aufgaben in einer anderen Abteilung besprochen und beschlossen, kann das Feedbackgespräch als eine Art „Probezeitgespräch“ gesehen werden.

Der Arbeitnehmer verschafft sich einen Überblick, wie sich der Arbeitnehmer in der neuen, verantwortungsvolleren Arbeitssituation macht.

Der Mitarbeiter erhält wertvolles Feedback und im Idealfall einen Motivationsschub.

Zielvereinbarungsgespräch – Personalentwicklungsgespräch

Das Mitarbeitergespräch gibt nicht nur ein Feedback über die Arbeitsleistung und das Verhalten im Team des betreffenden Angestellten, sondern sollte auch zukunftsweisend sein. Deshalb bevorzugen manche Arbeitgeber Begriffe wie Zielvereinbarungsgespräch oder Personalentwicklungsgespräch.

Hier wird deutlich gemacht, dass es sowohl für das Unternehmen, als auch für den Mitarbeiter darum geht, neue Ziele zu stecken und diese konsequent zu verfolgen. Bei einem solchen Gespräch ist es wichtig, dass du deine Stärken und Schwächen kennst und auch in der Lage bist, mit Lob und Kritik umzugehen.

Erwähnt der Chef im Gespräch Schwachpunkte, tut er das nicht, um den Mitarbeiter bloßzustellen, sondern um herauszufinden, ob die Person für eine neue Aufgabe, Weiterbildung oder Beförderung geeignet ist. Auch möchte er wissen, welches die beruflichen Ziele seines Angestellten sind.

Denn Fakt ist: Wer nicht weiß, wohin er will, muss sich nicht wundern, wenn er ganz woanders ankommt. Für eine Firma kann es vor allem finanziell nachteilig sein, einen Mitarbeiter zu fördern, wenn dieser eigentlich ganz andere berufliche und private Pläne verfolgt.

Zielvereinbarungen zu treffen, sollte sich für beide Seiten lohnen. Während die Firma von gut ausgebildeten, hochmotivierten Mitarbeiten profitiert, sollten diese mit Freude ihrer Arbeit nachgehen und auch (finanziellen) Nutzen von eventuelle Versetzungen oder Weiterbildungen haben.

Verhalten während des Personalgesprächs

Während ein Personalverantwortlicher wahrscheinlich ein Auge zudrückt, wenn sich ein Handwerker oder Lagermitarbeiter ungeschickt ausdrückt oder im verwaschenen T-Shirt zum Gespräch erscheint, wird er beispielsweise von einer Sekretärin tadellose Umgangsformen und einwandfreie Berufskleidung erwarten.

Ein guter Vorgesetzter kann aus Körpersprache und Auftreten schon einiges über sein Gegenüber erfahren.

Für beide Seiten gibt es sowohl gesprächsförderndes als auch gesprächsstörendes Verhalten, dazu gehören unter anderem:

Gesprächsfördernde Attribute

  • darauf achten, dass beide Seiten etwa gleich viel Gesprächszeit bekommen
  • aktiv zuhören und nicht ins Wort fallen
  • dem Gegenüber Wertschätzung zeigen
  • zukunfts- und lösungsorientiert kommunizieren
  • blickkontakt halten und auf non-verbale Signale achten

Gesprächsstörende Attribute

  • belehren und arrogantes Verhalten
  • ungebetene Ratschläge geben und Besserwisserei
  • alte Geschichten wieder aufwärmen
  • den Gesprächspartner abwerten
  • Blickkontakt meiden
  • Das Gegenüber nicht ernst nehmen, lächerlich machen, drohen

 

Datenschutz nicht vergessen!

Nicht nur die Fragebögen, die jeder Mitarbeiter vor dem Personalgespräch ausfüllt, auch die Protokolle von den Gesprächen sind sensible Personendaten, die dem Datenschutz unterliegen! Grundsätzlich hat jeder Angestellte das Recht, Einsicht in seine Personalakten zu verlangen.

Die Mitarbeiterbeurteilungen müssen während der Dauer des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden. Dabei sind die Protokolle so abzulegen, dass nur befugte Personen Zugang erhalten. Keinesfalls dürfen die Unterlagen offen im Personalbüro herumliegen oder auf einem PC abgespeichert werden, auf dem Nichtbefugte Zugang haben.

Der Mitarbeiter muss auf den Datenschutz hingewiesen werden. Auch er sollte seine Beurteilung nicht am Arbeitsplatz liegen lassen, sondern zu Hause abheften. Bei Mailversand ist darauf zu achten, dass nur der Mitarbeiter selbst Zugriff auf die verwendete Mailadresse hat.

Allgemeine Tipps für das Mitarbeitergespräch

Abschließend möchten wir noch einmal die wichtigsten Punkte zusammenfassen und diese mit allgemeinen Tipps rund um das jährliche Personalgespräch ergänzen.

Hattest du vielleicht bisher den Eindruck, dass ein Mitarbeitergespräch eine lästige und unangenehme Sache ist, solltest du bedenken, dass ein solches 4-Augen-Gespräch für beide Seiten mehr positive als negative Aspekte hat.

Der Arbeitnehmer lädt zum Personalgespräch nicht, um einen Mitarbeiter in eine unangenehme Situation zu bringen oder ihn persönlich anzugreifen. Im Gegenteil.

  • Jeder Arbeitnehmer, egal in welcher Position, wünscht sich ein angenehmes Arbeitsklima.

    Das trifft auf den Vorgesetzten ebenso zu, wie auf den Mitarbeiter.
    Deshalb ist das Mitarbeitergespräch ein hervorragendes Instrument, nicht nur in Zahlen messbare Zielsetzungen zu treffen, sondern auch in menschlicher Hinsicht. Offenheit, Diplomatie und gute Umgangsformen erlauben, auch unangenehme Themen anzusprechen.

    Mitarbeitergespräch führen

    Das Mitarbeitergespräch sollte in einer lockeren Atmosphäre stattfinden

    Kein Vorgesetzter geht davon aus, dass alles perfekt ist und auch er ist froh, wenn er die Möglichkeit bekommt, sich in Bezug auf die Teamführung zu verbessern.

  • Das Mitarbeitergespräch sollte, wenn möglich, an einem neutralen Ort stattfinden.Der Termin für das Gespräch wird im Idealfall mindestens 14 Tage vorher festgelegt und sollte während der Arbeitszeit stattfinden. Somit bleibt ausreichend Zeit für die Vorbereitung und um einen passenden Ort zu finden.Das Büro des Vorgesetzten ist ein denkbar schlechter Rahmen für ein Personalgespräch. Die meisten Mitarbeiter sind ohnehin nervös vor solch einem Treffen und werden womöglich eingeschüchtert im Chefbüro erscheinen.Gibt es in der Firma ein Sitzungszimmer ist dieses ein geeigneter Raum. Auch eine ruhige Ecke in der Cafeteria, natürlich nicht gerade während der Mittagspause, ist geeignet und wirkt entspannend.
    Auf jeden Fall sollten während der Dauer des Personalgesprächs keine Telefonanrufe angenommen oder WhatsApp gecheckt werden.
  • Beide Seiten sollten ohne Stress und Nervosität, aber gut vorbereitet erscheinen.Während die theoretische Vorbereitung gut umgesetzt werden kann, gibt es Personen, die regelrecht Lampenfieber vor dem Mitarbeitergespräch bekommen. In einem solchen Fall ist es absolut menschlich und sympathisch, dies anzusprechen:Leitest du das Mitarbeitergespräch und bist noch unsicher und nervös, darfst du durchaus erwähnen, dass du zum ersten Mal Personalgespräche führst und falls etwas unklar ist oder vergessen geht, der Mitarbeiter gerne nachfragen darf.
    Anderseits spricht absolut nichts dagegen, als Mitarbeiter zu erwähnen, dass du aufgeregt und ungeübt in solchen Gesprächen bist.
    Das nimmt die Anspannung und macht das Gespräch einfacher. Letztendlich handelt es sich nicht um eine Prüfung, sondern um den Austausch darüber, wie der Mitarbeiter und die Firma mit den Aufgaben, der Arbeitssituation und Arbeitsleistung zufrieden sind oder diese verbessern können.
  • Über andere schlecht reden, ist ein Tabu! Im Personalgespräch geht um das Arbeitsverhältnis zwischen dem Unternehmen und dem Arbeitgeber. Wer in diesem Gespräch versucht, Kollegen schlecht zu machen, sammelt garantiert keine Sympathiepunkte. Man stellt die eigene Arbeitsleistung nicht besser dar, in dem man andere kritisiert.
    Da jeder Arbeitnehmer zum Personalgespräch eingeladen wird, kann sich der Personalverantwortliche selbst ein Bild vom Teamzusammenhalt und der Arbeitsleistung der einzelnen Kollegen machen.
    Gleichzeitig sollte der Vorgesetzte vermeiden, Kollegen gegeneinander auszuspielen, indem er einzelne positiv hervorhebt, und damit gleichzeitig den Gesprächspartner abwertet.
  • Unterlagen aufbewahren, da mindestens einmal pro Jahr ein Mitarbeitergespräch geführt wird, solltest du das Protokoll abheften. Im Folgejahr werden die Zielsetzungen des vorangegangenen ausgewertet und besprochen, wo der Mitarbeiter in diesem Jahr steht.

Bitte denke daran: Das Mitarbeitergespräch ist kein Verhör, sondern eine Chance für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, die Zusammenarbeit zu verbessern und gemeinsam erfolgreicher zu werden!

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